Leitfaden zur Veranstaltungsplanung
Was möchte ich veranstalten?
Inspiration und Kontakte zu Künstlerinnen und Künstler finden Sie unter Kulturakteure. Bei Fragen können Sie zudem das Kulturamt kontaktieren.
Wo findet meine Veranstaltung statt?
Forchheim hat eine Vielzahl an Veranstaltungsräumen von verschiedenen Trägern anzubieten. Bitte beachten Sie, dass bei einer Veranstaltung auf öffentlichem Grund (z.B. Straßenfest, Laternenumzug) eine Gestattung notwendig ist.
Ist meine Veranstaltung öffentlich?
Eine Veranstaltung ist öffentlich, wenn der Zugang nicht auf ganz bestimmte Personen oder besonders eingeladene Gäste beschränkt ist. Öffentliche Veranstaltungen müssen dem Ordnungsamt angezeigt werden.
Wann findet meine Veranstaltung am besten statt?
Um Terminkollisionen zu vermeiden, können Sie die Planungsansicht des Forchheimer Kulturservice verwenden. Jeder Forchheimer Veranstalter mit Redaktionszugang hat hier die Möglichkeit, geplante Termine einzutragen. Wenn Sie Ihre Termine nach der Planung veröffentlichen, erscheinen diese im Veranstaltungskalender des Forchheimer Kulturservice.
Möchte ich alkoholische Getränke oder Speisen bei der Veranstaltung verkaufen?
Falls Sie alkoholische Getränke oder Speisen bei Ihrer Veranstaltung verkaufen möchten, benötigen Sie eine Gestattung eines vorübergehenden Gaststättenbetriebs. Findet Ihre Veranstaltung in einem Restaurant oder Gaststätte statt und die Bewirtung erfolgt durch den Wirt selbst, brauchen Sie keine Gestattung.
Wie finanziere ich meine Veranstaltung?
Kalkulieren Sie vorab Ihre Kosten und prüfen Sie, wie viele Personen in Ihrem Veranstaltungsraum maximal Platz finden. Beachten Sie dabei auch Brandschutz und Sicherheitsaspekte. Daraus ergibt sich ihr ungefährer Eintrittspreis. Über Sponsoring und Spenden können Sie weitere Einnahmequellen generieren. Für Kulturveranstaltungen gibt es Fördermöglichkeiten der Stadt Forchheim.
Muss ich Geld an die GEMA zahlen?
Musik ist geistiges Eigentum und damiti urheberrechtlich geschützt. Musikalische Veranstaltungen müssen daher ggf. rechtzeitig und vor der Veranstaltung an die GEMA gemeldet werden.
Wie kann ich meine Veranstaltung bewerben?
Tragen Sie Ihre Veranstaltung im Forchheimer Kulturservice (FO:Kus) ein. Neben dem Onlinekalender erscheint Ihre Veranstaltung auch in einer vierteljährlich erscheinenden Broschüre. Plakatierungen im Stadtgebiet müssen vorab bei der Firma Pato Concept angemeldet werden. Der Forchheimer Stadtanzeiger ist das Amtsblatt der Stadt und wird an alle Haushalte im Stadtgebiet geliefert. Sie können hier Terminankündigungen veröffentlichen oder Anzeigen aufgeben. Daneben sollten Sie die Ihnen zur Verfügung stehenden Kanäle (Homepage, Social-Media-Präsenz) zur Bewerbung Ihrer Veranstaltung nutzen.
Vor der Veranstaltung checken
Habe ich alle behördlichen Anmeldungen?
Für eine öffentliche Veranstaltung benötigen Sie:
- Veranstaltungsanzeige
- ggf. Gestattung auf vorübergehenden Gaststättenbetrieb
- ggf. Gestattung für Veranstaltungen auf öffentlichem Grund
Die genehmigten Gestattungen sollten Sie während der Veranstaltung vor Ort und griffbereit haben.
Welche Sicherheitsaspekte muss ich beachten?
Das kommt ganz auf Ihren Veranstaltungsraum und die Größe Ihrer Veranstaltung an. Gegebenenfalls sollten Sie Unterstützung durch Sicherheitspersonal hinzuziehen. Grundsätzlich sollten Sie vorab Notausgänge ausfindig machen, Fluchtwege bestimmen und diese freihalten (keine Stühle oder Bauten davorstellen).
