Über Jahrhunderte hinweg wurden die historischen Urkunden, Amtsbücher und Akten der Stadt im Forchheimer Rathaus aufbewahrt. Als mit steigenden Mitarbeiterzahlen der Raum im Rathaus langsam eng wurde und bald nicht mehr ausreichte, wurden die Unterlagen auf unterschiedliche Standorte verteilt. Bereits 1907 wurden die ältesten Stücke in die „Kaiserpfalz“ gebracht und dort ein kleines „Archiv“ geschaffen. Der Platz reichte jedoch nicht aus um alle archivwürdigen Unterlagen dort unterzubringen. So verblieben die Akten und die Rechnungen ab 1700 im Rathaus. Sie wurden in den folgenden Jahrzehnten teilweise auf den Dachboden des Rathauses geschafft, andere Akten lagerten in den Kellern und Abstellräumen der neuen Verwaltungsstandorte, die sich nun über die ganze Stadt verteilten. Nicht alle Räumlichkeiten waren für die Lagerung gleichermaßen geeignet, manche Räume waren zu feucht, andere Unterlagen verschmutzten durch dicke Schichten von Staub und Taubenkot.
Überlegungen zur Einrichtung eines Stadtarchivs gab es bereits seit den 1950er Jahren. Sie scheiterten jedoch immer wieder an der Finanzierung. Erst als die Stadt die durch einen Neubau freiwerdende Realschule zu einem Verwaltungsgebäude umbaute, richtete man 1980 in der benachbarten Frank-Scheune das Stadtarchiv ein und besetzte die Stelle des Stadtarchivars erstmals hauptamtlich mit einem Mitarbeiter. In den folgenden Jahren konnten Unterlagen aus 12 verschiedenen Standorten im Stadtarchiv zusammengefasst werden, wobei die jahrzehntelange Vernachlässigung dazu geführt hatte, dass manche Akten so beschädigt waren, dass sie entsorgt werden mussten.
Die Frank-Scheune
Die denkmalgeschützte Scheune aus dem 15. Jahrhundert gehörte ursprünglich zur Oblei des Stifts St. Martin und diente über Jahrhunderte der Lagerung von Getreide und Hopfen. Nach der Säkularisation fiel sie an den bayerischen Staat, der sie Mitte des 19. Jahrhunderts an einen Privatmann verkaufte. Nach mehreren Besitzerwechseln und einer Teilung erwarb der jüdische Händler Isaak Frank 1894 und 1896 die beiden Teile der Scheune. Sie blieb bis in die 1930er Jahre, als die Repressalien gegenüber der jüdischen Bevölkerung beständig zunahmen, im Besitz der Familie Frank. Im Februar 1937 kaufte die Stadt Forchheim die Frank-Scheune für 11.000 Reichsmark von den Inhabern der „Isaak Frank OHG“ Johann August Frank (1870-1941) und seinem Sohn Fritz Frank (1906-1980). Fritz Frank emigrierte im Juli 1937 nach Amerika und lebte nach dem Krieg in New York. Seine Eltern August Frank und Frieda (1883-1942) flohen Ende der dreißiger Jahre nach England, wo sie 1941 und 1942 verstarben. Im Rahmen eines Wiedergutmachungsverfahrens zahlte die Stadt nach dem Krieg weitere 4000 Mark an Fritz Frank.
Nach dem Kauf durch die Stadt wurde die Scheune lange als Lagerraum verwendet. Im Zuge der Umbauarbeiten der ehemaligen Realschule (St.-Martin-Str. 8) zu einem Verwaltungsgebäude wurde auch die Frank-Scheune neu eingerichtet und dort die Bücherei, die Altregistratur und das Stadtarchiv untergebracht.
Das Archiv heute
Aktuell umfasst das Archiv ca. 1 km Unterlagen. Das älteste Stück ist das Forchheimer Stadtrechtsbuch aus dem frühen 14. Jahrhundert. Ein Großteil der Unterlagen stammt aus Abgaben der Stadtverwaltung. Darüber hinaus finden sich im Archiv Fotografien, Zeitungen, Vereinsunterlagen, Nachlässe und Einzelstücke, die von privater Hand dem Stadtarchiv geschenkt wurden. Das Archiv unterhält zudem eine Zeitgenössische Sammlung und eine eigene Archivbibliothek.