In Deutschland hat der IT-Planungsrat von Bund und Ländern auf der EU-Norm basierend schon den Standard „XRechnung“ festgesetzt. Dieser ist für die öffentlichen Auftraggeber in Deutschland bindend.
„Die Verwaltung sieht dies als Vollzug bestehender Vorschriften an, die Notwendigkeiten der Digitalisierung sind bekannt“, erläutert Oberbürgermeister Dr. Uwe Kirschstein, „Viele Unternehmen nutzen das elektronische Verfahren bereits erfolgreich. Ab November 2020 müssen für alle öffentlichen Aufträge die Rechnungen elektronisch ausgestellt und versandt werden. Dies gilt sowohl für Deutschland als auch für ganz Europa. Die Digitalisierung senkt den Arbeitsaufwand und die Kosten für die Rechnungslegung. Zudem werden elektronische Rechnungen deutlich schneller bezahlt!“
Das nötige CIP-Software-Modul „Rechnungseingang“ wurde vom Amt für Informationstechnik der Stadtverwaltung Forchheim installiert, die vorbereitete Rechte-Struktur wurde ebenfalls aufgebaut, so dass nach den Schulungen mit dem neuen Modul gearbeitet und auch Anordnungen jeglicher Art gebucht werden können.
Der Prozess der Rechnungsbearbeitung betrifft die gesamte Stadtverwaltung: Dabei werden automatisch die vom zentralen Posteingang zugewiesenen Rechnungen (Scans) abgerufen, sachlich und rechnerisch durch den Sachbearbeiter geprüft, gebucht und zur digitalen Signatur vorgelegt. Berechtigt zur elektronischen Signatur sind innerhalb der Referate nur Inhaber eines entsprechenden Zertifikats der Bayerischen Verwaltungs-PKI (IT-Dienstleistungszentrum des Freistaats Bayern, eine Abteilung des Bay. Landesamts für Digitalisierung).
Nach den in Bayern für das kommunale Haushalts-und Kassenrecht geltenden Regelungen der Kommunalhaushalts-Verordnung-Doppik (KommHV-Doppik) muss jeder Auszahlungsvorgang von einem Feststellungsbefugten für die sachliche und rechnerische Richtigkeit unterschrieben werden. Daraufhin muss der für die Haushaltsmittel zuständige Anordnungsbefugte durch Unterschrift die Ausgabe bestätigen, ehe sie in der Kasse zur Auszahlung gebracht werden kann. Die Belege sind zu archivieren, so dass sie internen und externen Prüforganen zur Verfügung stehen. der Workflow nach den gesetzlichen Vorgaben digital, ohne Papier ablaufen. Dabei werden Beschleunigungseffekte erzielt.
Die Stadtverwaltung Forchheim bucht jährlich ca. 55.000 Ausgabe-Anordnungen, erhält also jährlich mehrere zehntausend Rechnungen von geschätzt bis zu 4.000 unterschiedlichen Lieferanten. Die Rechnungen gingen bisher in Papierform an diverse Anlieferadressen bei den Dienststellen ein.
Den einheitlichen und gleichzeitigen Umstieg aller betroffenen Mitarbeiter sieht die Stadt auch als mitarbeiterfreundliche Maßnahme, die es allen ermöglicht, in einem geführten Prozess in das digitale Rechnungswesen zu wechseln.
